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Esibizione dei giustificativi di spesa : Attività amministrativa esente da compenso

Principio riconosciuto e affermato già prima della riforma del condominio (2012) è che la richiesta di poter avere visione e/o copia de documenti concernenti l’edificio non deve comportare un ostacolo all’attività dell’amministratore e non deve risolversi in un onere economico per il condominio. Il nuovo art. 1129 comma 2 c.c. detta all’amministratore di comunicare i luoghi dove sono contenuti i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell’articolo 1130 c.c., nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato possa prenderne gratuitamente visione ed ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.
I numeri 6 e 7 contengono l’elencazione di tutti i registri condominiali: anagrafe del fabbricato; verbali di assemblea; nomina e revoca dell’amministratore; registro di contabilità.
Si ricorda altresì che l’art. 1130 bis c.c. dispone che <<I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese>>.
La nostra giurisprudenza ha puntualizzato che l’esercizio della facoltà del singolo condomino di ottenere dall’amministratore del condominio l’esibizione dei documenti contabili non deve risolversi in un onere economico per il condominio: i costi relativi alle operazioni compiute devono gravare esclusivamente sui condomini richiedenti a vantaggio della gestione condominiale, e non invece costituire ragione di ulteriore compenso in favore dell’amministratore, trattandosi comunque di attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, e perciò da ritenersi compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell’incarico per tutta l’attività amministrativa di durata annuale (Corte di Cassazione, Sezione 2 civile Ordinanza 28 febbraio 2018, n. 4686).

Fatturazione Elettronica

A partire da gennaio 2019 arriva la fatturazione elettronica anche per il condominio. Ad annunciarlo sono il provvedimento n. 89757/2018 e la circolare n. 8/E con cui l’Agenzia delle Entrate che chiarisce le specifiche tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche per cessazione di beni e prestazioni di servizi.

L’obbligo

Tutti i soggetti passivi IVA con l’arrivo del nuovo anno dovranno attenersi a tali obblighi: tra i contribuenti figurano anche gli amministratori di condominio. Chiunque debba emettere fatture elettroniche B2B (business to business) ovvero B2C (business to consumer) dovrà usare una piattaforma digitale con gli stessi requisiti legali previsti per creare, gestire, sottoscrivere e conservare le fatture in possesso del Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Il sistema di interscambio

Ma cos’è il Sistema di Interscambio (SDI)? È la piattaforma messa a punto dall’Agenzia delle Entrate al fine di semplificare i nuovi adempimenti in termini di fatturazione elettronica. Nasce nel 2015 a seguito dell’entrata in vigore dell’obbligo della fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione con la cosiddetta Fattura PA con l’obiettivo di facilitare i contribuenti obbligati e i loro intermediari, nella generazione, trasmissione e conservazione della fattura elettronica.

Lo SDI consente quindi di:

  • ricevere le fatture sotto forma di formato xml;
  • effettuare controlli sui file ricevuti;
  • inoltrare le fatture;

Tramite lo SDI le fatture possono essere inviate alla piattaforma tramite:

  • Pec;
  • procedura WEB o APP;
  • previo accredito al SDI, mediante applicazione web service;
  • sistema di trasmissione dati tramite terminali remoti (Ftp);

Attraverso lo SDI sarà quindi possibile generare la fattura elettronica nel formato Xml e sempre attraverso lo SDI la stessa fattura generata sarà inviata al sistema di Interscambio.

Quali dati nella fattura elettronica

Quali sono i dati che non possono mancare nella fattura elettronica (che può essere ordinaria, semplificata o PA)?

  • dati personali dell’emittente: ragione sociale, Partita IVA, codice fiscale, indirizzo legale;
  • dati del cliente: oltre alle suddette informazioni è necessario indicare il codice destinatario, fondamentale per l’invio della fattura elettronica tramite il sistema d’interscambio;
  • dati rilevanti per la fattura: numero, data di emissione, importo per i beni e i servizi oggetto del pagamento; aliquota IVA. Inoltre bisogna indicare se eventualmente sono state applicate delle esenzioni (indicando in tal caso la norma di legge di riferimento), o anche lo Split Payment;
  • causale;
  • dati contratto: questi sono richiesti solo per le fatture elettroniche che fanno riferimento ad opere pubbliche o anche ad interventi finanziati da contributi comunitari. Nel dettaglio, in questi casi va indicato il codice GIP (codice identificativo di gara) e il codice CUP (codice unico di progetto), in mancanza dei quali le Pubbliche Amministrazioni non potranno procedere con il pagamento della fattura.

La procedura

La fattura elettronica elaborata dal servizio dell’Agenzia delle Entrate può essere salvata sul proprio computer cliccando su “Salva XML” (eXtensible Markup Language), ovvero l’unico formato accettato dal sistema di interscambio.

Una volta scaricato il file questo va sottoscritto con la firma digitale tramite un apposito software, dopodiché sarà pronto per essere inviato. La fattura elettronica firmata digitalmente può essere inviata sempre tramite il servizio dedicato nell’area personale dell’Agenzia delle Entrate, scegliendo l’opzione “Trasmissione” e inserendo il file .xml.

Dopo aver cliccato su “Invia” il mittente riceverà la conferma di trasmissione – nella quale sono indicate data, ora e codice ID – e potrà monitorarla nell’area dedicata presente nell’area personale.

Il Sistema non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture. Quindi, in questo caso il SDI controllerà le fatture trasmesse e le inoltrerà al destinatario previa accettazione. Se la fattura mancherà di accettazione verrà notificato il motivo della non conformità all’emittente che disporrà di 5 giorni per la riemissione. Il Sistema di Controllo apporrà alla fattura un sigillo elettronico avanzato che ha due funzioni primarie:

  • garante di autenticità e integrità;
  • prova di “ricevuta di recapito” e di “ricevuta di mancato recapito”.

L’archiviazione

Al destinatario arriveranno le fatture di acquisto tramite il codice destinatario, l’indirizzo Pec comunicato o tramite un intermediario; questo se il cliente finale cui è destinata la fattura è detentore di partita IVA o contribuente minimo o forfettario. In caso contrario, la fattura verrà recapitata in un’area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate con comunicazione tempestiva al cliente. Per archiviare tutte le fatture elettroniche inviate tramite il suddetto sistema verrà sfruttato uno dei seguenti metodi:

area riservata del sito web dell’agenzia delle Entrate;
conservazione delle fatture attraverso un intermediario terzo;
conservazione in proprio secondo quanto previsto dal Decreto del Mef del 17 giugno 2014.

Casistica in condominio

Una volta descritto il processo di elaborazione ed invio della fattura elettronica ritorniamo al tema della fatturazione elettronica in condominio. Tutto il processo di elaborazione sopra descritto dovrà essere fatto dall’amministratore per quanto riguarda la sua attività professionale ovvero nel predisporre ed inviare le fatture relative al suo compenso professionale.

L’ente condominiale in questo caso riceverà la fattura elettronica dell’amministratore, ma sarà considerato come una fattura elettronica predisposta per un consumatore finale, in quanto il condominio non avendo personalità giuridica viene considerato dalla giurisprudenza come “consumatore”.

La legge di bilancio del 2018 (art. 1 comma 909) prevede che le fatture nei confronti dei consumatori finali dal 1° gennaio 2019 debbano essere fatte in forma elettronica rispettando le regole imposte dai provvedimenti di attuazione.

Prevede che la fattura emessa dall’esercente sarà resa disponibile ai clienti direttamente in un area ad essi riservata e sarà accessibile tramite i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. Una copia della fattura elettronica (direttamente al cliente in forma analogica o via email) dovrà essere rilasciata immediatamente dall’esercente al cliente, a meno che quest’ultimo rifiuti di riceverla.

In effetti, in relazione alla copia da rilasciare al cliente il citato provvedimento dell’Agenzia delle Entrate specifica che: il cedente/prestatore deve consegnare direttamente al cliente una copia informatica o analogica della fattura elettronica comunicando contestualmente che il documento è messo a disposizione sul sito dell’Agenzia.

La fattura elettronica deve comunque rispettare per il formato e il contenuto le regole previste per qualsiasi altro tipo di fattura elettronica. Unica differenza è per quanto riguarda gli elementi necessari per il recapito della stessa. In effetti sul piano del contenuto la fattura deve avere tutti gli elementi previsti dall’art. 21 o 21 bis del Dpr 633/72. In particolare, se la fattura è ordinaria, deve contenere tra l’altro: il nome e cognome del cliente, il suo indirizzo, il codice fiscale, l’imponibile, l’imposta e l’aliquota. Questi dati sono obbligatori, anche perché vengono controllati dal SdI e in caso di errata valorizzazione la fattura viene scartata.

Sul piano del recapito la fattura non deve contenere il codice destinatario, né la PEC del cliente, ma il codice destinatario deve essere valorizzato con “0000000”. Con questa indicazione la fattura viene memorizzata dallo SdI in un’area dedicata del contribuente e sono visionabile direttamente sul sito dell’Agenzia.

Il processo di fatturazione elettronica descritto non obbligherà l’amministratore a dotarsi di particolari tipi di software, che comunque sono già in commercio e realizzati da software house specializzate , con diverse tipolgie di costi.

Il servizio di fatturazione elettronica gratis è garantito da:

  • Fatturazione elettronica 2019 gratis con SDI: è quello offerto dall’Agenzia delle Entrate tramite il sistema di interscambio. Consente quindi ai soggetti obbligati e non alla fatturazione elettronica, di accedere ad un sistema per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture completamente gratuito.
  • Anche il servizio di fatturazione elettronica messo a disposizione da Infocamere della Camera di Commercio è gratuito a condizione che la PMI sia iscritta presso la Camera di Commercio, che non abbia più di 250 dipendenti e un fatturato non superiore 43 milioni di euro, garantisce , inoltre, la conservazione digitale della fattura per i 10 anni successivi dall’emissione, così come previsto dal D.M. 23 Gennaio 2004.

Chi è esonerato dall’obbligo?

Per espressa previsione normativa sono esclusi:

  • coloro che applicano il regime forfetario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014)
  • coloro che applicano il regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011)
  • il regime speciale degli agricoltori (articolo 34, comma 6 del Dpr 633/72)

le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari.

Convocazione assemblea e avviso di giacenza

L’art. 66 delle Diposizioni di attuazione del Codice civile prevede, al quarto comma, che l’avviso di convocazione dell’assemblea condominiale debba “essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione” (giorni – vale la pena ribadire – che, secondo i maggiori commentatori, sono da considerarsi liberi, con la conseguenza che dal calcolo vanno espunti tanto il giorno di convocazione quanto quello di ricezione dell’avviso). Della questione si è interessata la giurisprudenza, la quale ha espressamente chiarito che la lettera raccomandata recante la convocazione in parola si presume conosciuta nel caso di mancata consegna per assenza del destinatario (e di altra persona abilitata a riceverla), dal momento del rilascio del relativo avviso di giacenza nella cassetta delle lettere dell’interessato (cfr.: Cass. sent. n. 1188 del 21.1.’14). Ciò, in applicazione del generale principio di cui all’art. 1335 cod. civ., secondo il quale gli atti ricettizi si reputano conosciuti allorquando “giungono all’indirizzo del destinatario”.Ove si intenda impugnare una delibera per tardiva convocazione, è importante – dunque – aver ben presente il suddetto principio, onde evitare di avviare inutili contenziosi. Si consideri, peraltro, che nulla osta al fatto di reputare il principio in questione applicabile anche alla comunicazione deliberazione verbale assembleare. Il che significa che, in caso di delibera annullabile, i trenta giorni previsti dall’art. 1137 cod. civ. Per rivolgersi all’autorità giudiziaria devono ritenersi decorrere, per i condòmini assenti, dal giorno in cui l’avviso di giacenza sia stato imbucato nella cassetta delle lettere degli interessati.