Il rapporto tra condominio – nella persona dell’amministratore – proprietario e inquilino o conduttore è spesso oggetto di interpretazioni distorte circa gli oneri accessori condominiali.

Secondo l’art. 9 della legge n. 392/1978, salvo patto contrario da citarsi nel contratto di locazione, sono interamente a carico del conduttore le spese relative al servizio di pulizia, al funzionamento e all’ordinaria manutenzione dell’ascensore, alla fornitura dell’acqua, dell’energia elettrica, del riscaldamento e del condizionamento dell’aria, allo spurgo dei pozzi neri e delle latrine, nonché le spese relative ai servizi comuni come, a titolo non esaustivo, il giardinaggio o le piccole manutenzioni ordinarie. A queste spese si aggiungono quelle per il servizio di portineria che il conduttore sostiene nella misura del 90 per cento, salvo che le parti abbiano convenuto una misura inferiore.

Restano a carico del proprietario tutte le altre spese, comprese quelle di amministrazione come quelle postali, di assicurazione, del compenso dell’amministratore, di tenuta conto corrente postale o bancario e quelle straordinarie.

Si tratta di una previsione normativa nel suo complesso derogabile dalla volontà delle parti con apposito accordo che, in ogni caso, non può prevedere più del 90 per cento delle spese di portineria a carico del conduttore.

Nei confronti dell’amministrazione condominiale, tuttavia, l’unico obbligato a pagare resta il proprietario (o usufruttuario) il quale, in ragione della previsione normativa o delle più stringenti regole convenzionali, esercita a carico del conduttore un’azione di addebito e quest’ultimo è tenuto a pagargli l’ammontare degli oneri accessori entro due mesi dalla richiesta.

E’ da ritenersi assolutamente illegittima la pretesa avanzata dal proprietario nei confronti dell’amministratore di condominio perché si adoperi direttamente nei confronti del conduttore per il recupero delle quote condominiali. Infatti non spetta all’amministratore svolgere alcuna funzione di amministrazione del patrimonio immobiliare del singolo proprietario esclusivo se non in ragione di un apposito mandato professionale ad hoc distinto dalla gestione condominiale e comunque con amministrazione in atti separati da quelli della contabilità condominiale. Inoltre, il conduttore può risultare contrattualmente obbligato ad effettuare dei versamenti in acconto sugli oneri accessori giammai in ragione del bilancio preventivo approvato dall’assemblea ma esclusivamente in forza di una apposita e puntuale previsione del contratto di locazione che faccia salvi i conguagli. L’amministrazione condominiale, in ogni caso, non è mai legittimata a chiedere al conduttore versamenti di sorta, pena la responsabilità penale dell’amministratore per infondatezza della pretesa.

E’, dunque, scorretta la pretesa del proprietario affinché l’amministratore recuperi le quote condominiali direttamente dal conduttore come ogni richiesta dell’amministratore in tal senso.

Per concludere, sarebbe auspicabile che alla gestione del rapporto proprietà/conduttore vi provvedano essi stessi direttamente e senza alcuna intermediazione dell’amministratore il quale, facendo comparire il nome del conduttore come moroso agli atti della contabilità condominiale rischierebbe anche una precisa responsabilità penale in termini di diffamazione stante l’impossibilità giuridica del conduttore ad essere qualificato come moroso nei confronti dell’amministrazione condominiale.

La tenuta e l’aggiornamento del registro di anagrafe condominiale previsto dall’articolo 1130 n. 6 codice civile rientra tra i doveri dell’amministratore la cui osservanza gli consente di svolgere di una corretta ed agevole gestione (si pensi alla convocazione di assemblea o alla richiesta dei contributi condominiali).

L’articolo 1130 comma 6 citato, indica i dati che gli occupanti delle unità immobiliari devono fornire all’amministratore al fine di conoscere il titolo in base al quale occupano l’immobile, ovvero le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e dei diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio; i dati catastali di ciascuna unità immobiliare.

Il Codice in materia di protezione dei dati personali (ex art. 11 d.lgs. 196/2003), inoltre, precisa che l’amministratore potrà trattare solo le informazioni personali, pertinenti e necessarie alla attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni e dei singoli partecipanti della collettività condominiale e , sempre in riferimento al Codice della privacy, in virtù dell’art 24 comma 1, lett. a,b,c, l’amministratore potrà acquisire anche informazioni dei soggetti che non rientrano direttamente la compagine condominiale (come ad esempio i conduttori/inquilini).

Con la newsletter n. 387 del 23 aprile 2014 il Garante della Privacy ha individuato i documenti che l’amministratore può richiedere ai fini dell’aggiornamento del registro di anagrafe, stabilendo che il condòmino non è tenuto a fornire le prove documentali delle informazioni rese all’amministratore.

Così in caso di compravendita, una corretta applicazione della normativa condominiale è possibile, per esempio, consegnando all’amministratore la dichiarazione di avvenuta stipula di un contratto di compravendita rilasciata dal notaio rogante purché provvista di tutte le indicazioni utili per l’amministratore.

Come ha precisato di recente il Garante Privacy (Newsletter n. 434 del 30 ottobre 2017) tale alternativa « ha pari valore in termini di autenticità e certezza rispetto alla trasmissione della copia autentica dell’atto che determina il trasferimento da parte dell’interessato».

Decisione che, però, non collima con l’art. 63, ultimo comma, Disposizioni di attuazione del codice civile che esonera il venditore di un immobile dalla responsabilità solidale con l’acquirente nel pagamento dei contributi successivi alla vendita, dal momento in cui trasmette all’amministratore “copia autentica” del titolo che determina il trasferimento del diritto.

Ai fini dell’ottemperanza agli obblighi di tenuta dell’anagrafe condominiale si è posto, poi, in capo al locatore, non solo l’obbligo – già previsto – di provvedere alla registrazione del contratto nel termine perentorio di trenta giorni ma anche l’obbligo di darne documentata comunicazione nei successivi sessanta giorni, al conduttore ed all’amministratore del condominio (articolo 1 comma 59 della legge n. 208/2016 che ha modificato l’articolo 13 della legge n. 431/1998).

Le informazioni in possesso dell’amministratore possono essere eccezionalmente oggetto di richiesta da parte di terzi esterni (che ovviamente non sono i condomini), ad es. il Comune.

Il decreto legislativo n. 23 del 2011 (Disposizioni in materia di federalismo fiscale municipale, e successive modifiche e integrazioni) articolo 3, comma 10-bis, prevede che «per assicurare il contrasto dell’evasione fiscale nel settore delle locazioni abitative e l’attuazione di quanto disposto dai commi 8 e 9 (Norme relative alla verifica dell’esistenza di contratti di locazione non registrati e relative conseguenze) sono attribuite ai comuni, in relazione ai contratti di locazione, funzioni di monitoraggio anche previo utilizzo di quanto previsto dall’articolo 1130, primo comma, numero 6, del codice civile in materia di registro di anagrafe condominiale e conseguenti annotazioni delle locazioni esistenti in ambito di edifici condominiali».

La finalità collaborativa non esclude tuttavia che sussistano dei limiti alle informazioni in possesso dell’amministratore che possano essere messe a diposizione, il quale si potrà limitare ad es. a fornire gli estremi della registrazione del contratto.

Tuttavia in caso di omessa o insufficiente informazione non è prevista alcuna sanzione.

L’obbligo di tenuta del registro è, invece, sanzionato nei rapporti interni con i condomini, ai quali è concessa la possibilità di chiedere la revoca dell’amministratore per grave inadempimento (art. 1129, dodicesimo comma, n. 6 c.c.) potendo, infatti, quest’ultimo acquisire le informazioni necessarie addebitandone il costo ai condomini che si sono resi responsabili per omessa informazione.